Privacybeleid

EduXtra doet er alles aan om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen. In ons Privacybeleid leest u hoe wij dit doen. Mocht u hier toch vragen over hebben, kunt u terecht bij de Functionaris Gegevensbescherming van EduXtra:
Maikel Prins – maikel@edu-xtra.nl

1. Toelichting op het reglement
EduXtra mag de gegevens die u aan haar verstrekt niet zomaar verwerken. De Privacywetgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming, 25 mei 2018) is bedoeld om de privacy van personen te beschermen. Door deze wetgeving wordt het gebruik van persoonsgegevens door anderen beperkt.
Op grond van deze wet heeft EduXtra de plicht om haar klanten:
• op de hoogte te stellen van welke persoonlijke gegevens worden verwerkt, de manier waarop deze worden verwerkt en wat het doel is van de verwerking;
• te melden wie de gegevens kunnen inzien;
• voor het verwerken van bepaalde gegevens toestemming te vragen;
• te informeren over de manier waarop en op welke termijn gegevens kunnen worden ingezien, aangepast en/of verwijderd kunnen worden.

2. De persoonsgegevens die wij verwerken en het doel hiervan
Klantgegevens
Bij het invullen van het contactformulier op de website of wanneer er telefonisch contact met ons wordt opgenomen, kunnen contactgegevens (naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer) bij ons terechtkomen.
Voor het opstellen van de facturen worden de adresgegevens en e-mailadressen verzameld. Dit wordt gedaan door middel van de samenwerkingsovereenkomst. Ook verzamelt EduXtra de telefoonnummers van haar klanten. Deze zijn nodig voor het contact en voor eventuele noodgevallen tijdens de behandeling.
Leerlinggegevens
Voor de leerling die behandeld wordt bij EduXtra wordt een dossier aangemaakt. In dit dossier worden (indien nodig) intakeformulieren, onderzoeksverslagen, handelingsplannen, logboeken en overige gegevens die van belang zijn bij de begeleiding van de leerling opgeslagen.
De verwerking van bovenstaande gegevens stelt EduXtra in staat om:
– de overeenkomst die klanten met EduXtra afsluiten administratief en financieel af te handelen;
– klanten of geïnteresseerden te kunnen bereiken indien nodig;
– onze dienstverlening te kunnen leveren en aan te passen waar nodig.

3. Online tests en trainingen
Bij EduXtra wordt gebruik gemaakt van een online leerlingvolgsysteem en online tests, trainingen en programma’s. Op onderstaande manieren kan de verwerkersovereenkomst van deze tests en trainingen verstrekt worden:
• de ouders wordt gevraagd om zelf een licentie voor een training/programma aan te schaffen. U ontvangt dan automatisch een verwerkersovereenkomst van de verstrekker. Indien u deze niet ontvangt, dient u deze zelf op te vragen bij de uitgever van de training/het programma;
• EduXtra schaft de licentie aan. De verwerkersovereenkomst kan voorafgaand aan de training/test door de ouder(s) worden opgevraagd bij EduXtra;
• EduXtra schaft de licentie aan, maar er is geen verwerkersovereenkomst beschikbaar. Indien dit het geval is, zal een fictieve naam gebruikt worden (of gebruik van de initialen) en zal de geboortedatum met een aantal dagen verschoven worden, zodat niet te herleiden is om welke leerling het gaat.

4.Verstrekken van persoonsgegevens aan derden
EduXtra verwerkt persoonsgegevens alleen overeenkomstig met de wet. De persoonsgegevens zullen alleen gebruikt worden met betrekking tot het doel waarvoor zij verkregen zijn. De gegevens zullen niet aan derden worden verstrekt. Dit gebeurt alleen wanneer hier schriftelijk toestemming voor gegeven is door ouders. Indien gewenst kunnen ouders zelf een kopie aan betrokken derden overhandigen.
De persoonsgegevens worden beschermd door middel van:

– het gebruik van een inlogcode voor toegang van het digitale systeem;
– het hebben van een geheimhoudingsplicht ten aanzien van alle persoonsgegevens die bij
EduXtra bekend zijn;
– het niet onnodig langer bewaren van persoonsgegevens dan nodig is.

5. Bewaartermijn
Alle klantgegevens worden 5 jaar na het laatste contact bewaard vanwege de regelgeving rondom het bewaren van facturen voor de belastingdienst. Na 5 jaar worden deze gegevens vernietigd.
Leerlingdossiers worden na beëindiging van de behandeling na twee jaar automatisch vernietigd.

6. Inzage en verwijdering van gegevens

Onderstaande worden uw rechten bij de verwerking van persoonsgegevens benoemd en beschreven:

• recht op informatie: het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van u verwerkt worden en met welk doel;
• inzagerecht: het recht op inzage en afschrift van die gegevens voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad;
• het recht op correctie, aanvulling of verwijdering van gegevens indien dat nodig mocht zijn. Aan het recht om (gedeeltelijke) verwijdering van uw gegevens te vragen, kan alleen tegemoet gekomen worden als het bewaren van de gegevens voor een ander niet van aanmerkelijk belang is en de gegevens niet op grond van een wettelijke regeling bewaard dienen te blijven;
• het recht van verzet: het recht om u in bepaalde gevallen tegen de verwerking van uw gegevens te verzetten;
• het recht op dataportabiliteit: het recht om de persoonsgegevens die van u bewaard worden te ontvangen om over te kunnen dragen naar een andere organisatie;
• het recht op een menselijke blik bij geautomatiseerde besluiten. Bij een geautomatiseerd besluit is er het recht om de beslissing te laten nemen door menselijke tussenkomst;
• het recht om bezwaar te maken tegen gegevensverwerking.

Het is mogelijk om de persoonsgegevens van u en/of uw kind op te vragen bij EduXtra. Mocht u dit willen, of mocht u niet (meer) willen dat gegevens van uw kind worden opgeslagen, stuur dan een mail naar info@edu-xtra.nl . U ontvangt dan binnen een maand de gegevens die bij ons bekend zijn per mail of uw gegevens (of die van uw kind) worden binnen een maand verwijderd. Ook voor overige aanspraak op uw rechten zal een reactietermijn van uiterlijk een maand weken gehanteerd worden.
Tevens het uitschrijven voor ontvangst van de nieuwsbrief kan per mail. U wordt dan per direct uitgeschreven.

Heeft u een klacht, opmerking, vraag of suggestie? Neem dan gerust contact met ons op.